Elektronische Arbeits-Unfähigkeit-Bescheinigung

Der Arbeitnehmer hat, wenn er durch den Arzt eine Arbeitsunfähigkeit festgestellt wurde, drei AU-Bescheinigungen (umgangssprachlich auch „gelber Schein“ genannt) erhalten. Ein exemplar ist für den Arbeitnehmer selbst, eines für die Krankenkasse und eines für den Arbeitgeber.

Ab dem 01.01.2023 erhält der Arbeitnehmer nur noch eine Bescheinigung für sich selbst. Die anderen beiden Bescheinigungen werden dann durch den Arzt über ein festgelegtes Verfahren digital an die Krankenkassen übermittelt.

Der Arbeitgeber muss nun den Nachweis der Arbeitsunfähigkeit seiner Mitarbeiter, die für Lohn- und Gehalt sowie für die eigenen Unterlagen relevant sind, von den Krankenkassen abrufen. Dazu muss der Arbeitgeber ein systemgeprüftes Zeiterfassungs- und Abrechnungsprogramm nutzen.

Die einzige, aber eher umständliche Alternative wäre die Nutzung der Ausfüllhilfe sv.net.

Der Arbeitnehmer ist natürlich auch weiterhin verpflichtet, den Arbeitgeber unverzüglich über die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtlicher Dauer zu informieren. Auch die Information, dass der Arbeitnehmer die Krankenkasse gewechselt hat, sollte ebenso schnellstmöglich an den Arbeitgeber weitergereicht werden, denn diese muss beim Abruf der eAU mit angegeben werden.

Vorteile

• – Digitalisierung der Prozesse – weniger Papier
• – In Verbindung mit der planzeit Zeiterfassung & der planzeit App ein durchgängiges System für Arbeitnehmer und Arbeitgeber
• – Garantierte Verfügbarkeit
• – Abruf von eAU-Daten rückwirkend bis 01.01.2022

Nachteile

• – Mitarbeiter müssen über das Verfahren informiert und geschult werden
• – Arbeitgeber erhalten erst frühestens vier Tage nach der AU-Meldung eine Bestätigung

Der Arbeitgeber kann nun nicht mehr den „gelben Schein“ an den Steuerberater weitergeben, sondern muss zunächst die Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers nach dessen Meldung vormerken. Anschließend – mit mindestens vier Tagen Abstand – kann die eAU von den Krankenkassen abgerufen werden.

Es ist außerdem wichtig, dass der Arbeitnehmer auch den Wechsel der Krankenkasse unverzüglich meldet, sodass ein Abruf der eAU bei der richtigen Krankenkasse verarbeitet wird.

In der planzeit eAU, der planzeit App und der planzeit Zeiterfassung sind diese Prozesse bereits integriert – von der (unbestätigten) Krankmeldung über den automatischen Abruf der eAU und Weitergabe an Lohn- und Gehalt.

Wir bieten je nach Anwendung unterschiedliche Preismodelle – gerne erstellen wir Ihnen ein individuelles Angebot!

Um die Prozesse reibungslos zu nutzen, empfehlen wir den Einsatz der planzeit Zeiterfassung. Diese kann sowohl unter Windows als OnPremise bei Ihnen, als auch als Webanwendung in der Cloud genutzt werden.

Auch der planzeit eAU-Service ist in der Cloud Zuhause und als Webanwendung verfügbar.

Die planzeit App ist für Android und iOS kostenfrei verfügbar, sodass Ihre Mitarbeiter diese problemlos nutzen können.

Im Gegensatz zum bisherigen Verfahren hat der Gesetzgeber den Abruf für Arbeitgeber nicht gerade einfach gestaltet und es gibt einige Dinge zu beachten. Daher freuen wir uns darüber, Ihnen den Abruf einmal im Detail zu erklären und gemeinsam den automatischen Abruf einzurichten, sodass Sie sich um nichts mehr kümmern müssen.

Auch für die Arbeitnehmer bieten wir entsprechende Schulungsunterlagen an.

Abgerufen werden können nur eAU-Daten, bei der der Arbeitnehmer während der Arbeitsunfähigkeit krankenversichert und in Ihrem Betrieb angestellt gewesen ist. 

Für den Abruf der eAU muss die Annahmestelle der Krankenkasse bekannt sein. Natürlich müssen Sie dies nicht wissen, wenn Sie den planzeit eAU-Service nutzen; lediglich den Namen oder die Betriebsnummer der Krankenkasse zu dem Zeitpunkt der Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers muss bekannt sein.

Neben der Weitergabe der relevanten Daten an unsere Zeiterfassungssysteme und dem manuellen Export per CSV bieten wir vorerst keine direkte Weitergabe an bspw. Lohn- und Gehaltsprogramme. Der CSV-Export kann aber sehr gut für die Weitergabe an bspw. den Steuerberater oder das Lohnbüro genutzt werden.

Da die relevanten eAU-Daten auch an die planzeit Zeiterfassungssysteme übermittelt werden, kann die hier vorhandene Lohn- und Gehaltsschnittstelle genutzt werden – wie bisher auch. Diese hat den Vorteil, dass bspw. die passende Lohnart direkt mit übergeben wird.

Sie benötigen eine Schnittstelle zu einem anderen System oder die Daten müssen in einem anderen (Datei-) Format ausgeben werden? Gerne freuen wir uns über eine Anfrage!

Nein, die planzeit App wird nicht benötigt. Wir empfehlen die Nutzung aber sehr, denn Sie bietet einige Vorteile:

• – festgelegter Weg, über den Arbeitnehmer sich krankmelden müssen
• – Arbeitnehmer können den Wechsel der Krankenkasse melden
• – Erfassung der Arbeitszeit (optional)
• – Einsicht der geleisteten Arbeitszeit / Gleitzeit / Mehrarbeit / … (optional)
• – Stellen von Fehlzeitanträgen (optional)
• – Einsicht in Dokumente, wie bspw. Monatsübersicht (optional)
• – uvm

Gerne erstellen wir Ihnen einen Demo-Zugang, um die Funktionalitäten auszuprobieren – wir freuen uns über Ihre Anfrage!

In der im Jahr 2021 gestarteten Pilotphase bis jetzt – konnten keine größeren Störfälle festgestellt werden. Zwischen den Melden der Arbeitsunfähigkeit durch den Arzt und Bereitstellen der Daten durch die Krankenkasse vergehen in der Regel mindestens vier Tage, sodass längere Störfälle bereits abgedeckt sind.

Außerdem können alle eAU-Daten rückwirkend zum 01.01.2022 von den Krankenkassen abgerufen werden; ein Abruf zu einem späteren Zeitpunkt ist immer problemlos möglich.

Wir selbst haben unsere Systeme redundant ausgelegt (mind. 99,9% Verfügbarkeit im Monatsmittel).

Der Abruf für Aushilfen und Minijobber ist möglich.